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美高梅正规网址行政主管联谊会考察团赴上海考察交流报告 2008年第6期  作者:美高梅正规网址行政主管联谊会

  2008年是我国改革开放的第30个年头,作为站在法律最前沿的律师事务所,行政管理和业务发展是法律服务行业里同样重要的两件事,如何提升行业内的行政管理?如何以管理促进业务的发展同时规避风险?这是关注法律服务行业的每个人首先要思考和探索的问题。带着这样的问题,美高梅正规网址律师事务所管理指导委员会根据年度工作计划,安排行政主管联谊会第二次赴兄弟省市考察交流。
  一、考察交流概况
  2008年金秋,9月15日至9月20日,美高梅正规网址行政主管联谊会考察团赴上海市考察交流,这是自2006年美高梅正规网址行政主管联谊会成立以来,第二次在美高梅正规网址的组织下赴兄弟省市考察交流,上一次的考察结果和经验表明:美高梅正规网址成立行政主管联谊会不但带动了本市各律师事务所行政主管之间的学习交流,提升了本市各律师事务所行政主管的工作水平,甚至在某种程度上提高了律师事务所的行政管理职能,为行业管理规范化和行业行政管理模式的探索作出了积极有效的努力,并且将这一成功经验介绍到了兄弟省市,为兄弟省市律师行业的发展带去了一丝新鲜空气,给予全新的指引,同时吸取了兄弟省市的先进作为,为本市律师事务所行政管理的模式锦上添花。
  这次赴上海的考察团秉承同样的任务和意义出发了。考察团在美高梅正规网址律师事务所指导委员会主任王隽律师和美高梅秘书处工作人员的带领下,一行6人,成员包括朝阳、东城、西城、海淀四城区行政主管联谊会召集人。在为期4天的考察交流中,考察团拜访了上海市律师协会,参观了上海锦天城律师事务所、上海市翟建律师事务所、上海虹桥正瀚律师事务所,考察了上海必智软件有限公司。
  此次考察交流延续了行政主管联谊会“走出去,学进来”的学习交流原则,对上海市律师行业里行政管理中的行政人员定位职责、规章制度建设、档案管理方式、风险防控机制、绩效考核办法等行政管理方面进行了有益的交流和学习,虽然由于时间限制,交流还显肤浅,但上海同行的敬业精神和细致严谨的工作作风给我们留下了深刻的印象,这次的考察无论从增进北京市律师行业里从行政人员角度与兄弟省市的交流学习的机会和相互之间的友谊,还是从通过跨地区的行业内部行政管理与规范等方面互相学习和探讨为推动和发展我国法律服务行业的进步方面,都作出了积极的探索和努力。
  此次考察和交流的成功预示着:美高梅正规网址创建的行政主管联谊会在开创了我国律师行业行政管理工作的先河之后,更为全面地发展法律服务行业,打造律师优秀的左膀右臂而创新了一种提高水平和能力的模式。
  二、拜访上海律师协会的情况
  9月16日的清晨,考察团初到上海,在去往上海市律师协会的路上,考察团成员们被这座城市即将举办世博会的热烈气氛紧紧包围着,那些街边的宣传旗帜和远处可见的热火朝天的建设工地,使考察团的成员兴奋地感受着这座城市的变革。
  上海市律师协会位于上海老城区的一座标致性建筑里,今年刚刚换届的新一任精英们以这座大厦为圆心为他们行业的发展而奋斗着,对于我们考察团的到来,他们在副会长乔文俊、秘书长万恩标的带领下给予了热情的招待和周到的安排,让我们4天的考察交流过得充实而有意义。
  在和上海市律师协会的交流座谈会上,王隽主任介绍了美高梅正规网址的近况和成立行政主管联谊会的背景和这两年的工作成果,说明了我们考察团此行的来意。
  乔副会长介绍了今年上海美高梅换届的情况和换届后新领导班子面临的问题:律师所转制问题,如何发挥职能问题,如何帮助事务所规范管理、从发展精品所到发展大型律师事务所等等问题;还介绍了上海律师协会成立的各专业委员会是如何发挥工作职能为律师事务所提供服务的;乔副会长还谈到,新任协会班子曾组织学习和讨论过一些省市的法律服务行业的发展情况和律师协会的工作办法、服务方法等问题,特别是北京法律服务行业的发展速度和美高梅正规网址的管理模式给上海的很多影响和指引。
  万秘书长分析了上海律师事务所的总体情况:上海现有800多家事务所,9000多名执业律师,上海律师对业务讲求精益求精,专业化水平要求较高,他们的市场化更明显,风险意识非常强,他们在注重品牌的同时,还十分注重专业素质的培养。正是受到律师风格的影响,上海市的律师事务所也多是精品律师事务所,这些事务所为当事人提供极具品质的法律服务,他们追求走专业化发展的道路。但是在今天这个快速发展和竞争激烈的经济社会里,因为客户的需要,大型综合的、业务种类繁多的、管理规范的律师事务所不断应运而生,这也是律师协会鼓励律师所发展的一个主要方向。
  上海美高梅的理事马律师介绍了外地驻沪的分所情况,尤其谈到北京一些律师事务所的分所在上海设立和开展业务的情况,他说:这些分所基本上是由总所派人设立和进行管理的,这些分所的总所由于在北京受到教好的行业管理和支持,有相当好的发展环境,有值得借鉴的发展管理经验,他们的分所把从管理、业务、文化等方面的优秀品质传承到上海的分所中,在设立之初就给分所烙印上了北京总所的很多很好的模式,当上海本土的律师不断地融入后,这些分所不但更加生龙活虎,还特别将两地之长很好结合起来,成为上海市律师行业的主流,对上海本地所乃至全行业的发展都产生了深远的影响。
  在谈到大家都关注的律师所管理问题时,乔副会长介绍说:上海美高梅设立的专门委员会是律师事务所规范与发展委员会,从名称上来讲,这个委员会对律师事务所的管理和发展有更广阔的职责,他的责任主要是在做好律师事务所的管理和发展的规划,为律师事务所的管理提供指引性方法。当听到王隽主任介绍美高梅正规网址律师事务所指导委员会成立行政主管联谊会,并收获了很多具体有益的成果之后,乔副会长和万秘书长都一致认为,这个思路和模式带给行业管理者很好的启发,它把处于律师所内外起到纽带和桥梁作用的行政管理者团结和联合起来,互补长短,互相促进,共同进步,而这些人往往是律师所合伙人在所管理方面的眼睛和手脚,他们的思想和执行力关系到事务所的成长,成立这样的组织既能从基础上解决律师所基本管理问题,又能推动和加快律师所的前进步伐,还能把行业协会的很多指导思想直接融汇到事务所的内部,是一举多得之明智举措,这种做法解决了在律师所中行政辅助人员在协会管理中所处的无责无序状态的根本问题,非常值得向全国各个律师协会推广。
  联谊会的召集人就一些成功经验做了介绍和说明,并表示会在这几天的交流中向上海同行们认真学习,期待北京上海两地律所的行政管理者共同进步。
  在短暂的交流学习中,我们的头脑中被深深镌刻上了上海许多精品所,而发展大型律师事务所是他们的方向;我们感受到的是:在年轻有为的会长领导下的新一届美高梅班底,正在成为为上海律师行业的发展而奋斗的核心。
  三、参观上海三家律师事务所和必智软件公司的情况
  1.上海锦天城律师事务所
  锦天城律师事务所是我们早有耳闻的一家律师事务所,在上海乃至全国都很有影响,它位于上海有名的“汤臣一品”对面的花旗集团大厦里,是上海律师行的一面旗帜。自1999年由3家律师事务所合并成立以来,已经发展到有300多人、近200名执业律师,他们的客户很多在当地业界都是一流的企业,该所2007年创收在上海律师事务所里排名位居前三名。我们这些考察团成员怀着一种景仰之情到达这家事务所的前台时,看到一位瘦弱但却显得非常干练的女士和一位秘书在等待我们,我们被热情地让进会议室,随后又来了一位举止优雅的中年女士落坐在我们对面,当大家交换名片后,我们才知道,先后见到的就是锦天城灵魂人物之中的两位——行政主管陈运女士和高级合伙人并分管行政的裘索女士。
  稍作寒暄之后,两位分别向我们介绍了锦天城的情况,从建立到成长,从管理制度几度变革到内部人员的变化;从业务的增长到风险的管控。裘律师郑重地告诉我们,锦天城坚持“铁打的营盘,流水的兵”的原则,谁都能换,谁都能走,就是行政主管不能换不能走,这位深有体会的合伙人向我们生动地介绍锦天城的行政管理是如何为锦天城的发展保驾护航的,讲行政主管陈运是如何被启用,如何自该所成立至今一直同律师所共同成长,并为锦天城奉献了近10年的故事,在这位合伙人深情讲述的背后,我们仿佛听到了众多锦天城合伙人的心声,我们看到了他们对这位干练行政主管和她所领导的行政团队的肯定之意和感谢之情。
  这位曾在全上海律师事务所行政主管交流中做过心得报告的行政主管,微笑着谈起她是怎样被锦天城的合伙人“骗”到这个岗位上的,谈到她这些年工作的辛酸苦辣,她带领着5个行政秘书,分工精细,职责清晰,服务周到,胜任着各种复杂琐碎而重要的行政工作,她还担任着事务所管理总部的秘书工作,任务就是:落实并完成全体合伙人决策的各项决议的执行和监督工作,她的角色完全像一个大型企业中的CEO;她作为律师所在使用管理软件中的利益冲突检索者,承担着巨大的责任和工作压力,面对利益和风险她始终坚持“申请在先,用制度说话原则”,为此她也得罪了很多律师甚至合伙人,但就是这样,事务所的风险被提前预防和控制了,使得事务所没有一起投诉;后来合伙人评价说:锦天域的成功和事务所风险的最小化与行政主管的努力与坚持有着密不可分的关系。
  交流之余,我们去参观办公区,我们看到现代化的办公设施井然有序地摆放着,在上千平方米的敞开式办公区里,人员很多,但没有那种嘈杂的声音,甚至没有大声讲电话的声音,穿着职业装的工作人员脚步匆忙,满耳听到的都是电脑键盘的敲击声;我们还看到各种绿植点缀着办公区,风格流畅的印象派装饰画装点着墙面;风格各异却雅致有加的合伙人办公室和员工办公位,但所有地方映入眼帘最多的就是资料,各种资料分类整齐地摆放在工作人员的案头;透过员工工位上摆放着的很多个性化装饰品、茶杯、画片,让我们感受到在他们繁忙的工作中还洋溢着温馨的生活气息。我们在一位合伙人办公室门口止步,原来这是最好的一间江景房,我们进入房间去观赏黄浦江的美景,望着窗外滔滔江水和江边林立的现代化写字楼,我们想,也许这就是锦天城的合伙人选择这里作为他们发展动力的缘由吧!
  在这里我们所遇到的行政人员都笑容可掬的跟我们点头示意,他们那发自内心的微笑表明:除了在自己岗位上被肯定勤奋和表现优秀以外,还得益于这家律师事务所成熟的管理制度,对行政人员的鼓励、支持,还有同仁和合伙人的认可而带给他们的自信。
  2.上海市翟建律师事务所
  翟建律师在全国是有名的刑事辩护律师,并且他以专做刑事案件在上海更著名。他现在的律师所是1995年成立后到2002年转制成个人所的,全所不到10个人,自成立以来几乎没有进人也没有走人,在所里6名律师中,有两人都曾在上海获得过东方大律师等不同的殊荣。事务所的业务种类就是刑事业务,翟建律师和所里其他律师要么不接业务,要接就要做成精品刑事业务。这家所的管理都由翟建一人决定,他的很多决策和执行办法也都一切从简,若每年的业务收入超过年初的定额,他就不再接受业务,如果接,则根据他和律师们的忙闲程度。他在多年的发展过程中制定和修改了既适合律师发展又能保障律师事务所的分配制度,有点类似我们所看到的大多数所采用的提成制度,但是案源是由事务所提供的。
  我们在参观这家所时,看到了宽敞安静的办公环境,整齐的档案管理室,现代化程度很高的办公设施,人性化的休息区。在翟建律师介绍他的管理心得时,我们听到了他看似简单,却很人性化的考核办法:他对助手的考核就是看有没有当事人给他打电话,向他告状,反映他的助手在工作中存在的问题,没有被告状的就表扬,有告状的,翟建律师就帮助该律师分析问题所在并马上改进。翟建律师所用的方法完全是绩效考核里的简单奖惩、即时兑现。
  翟建律师事务所的行政人员有翟建的全力支持和明确要求,工作可以很从容地从业务需要和客户需要出发,很容易做到位,效率很高,人员也很稳定,这种事务所的发展模式会带给那些个人律师事务所很多启示。
  3.上海虹桥正瀚律师事务所
  去参观这家所时,我们在大堂里,通过了严格的安检才被放行,这个场面和架势和北京的奥运会期间出入地铁和场馆相似,从这个细节我们看到了这家所为自己的客户选择了一个安全的、放心的接洽业务环境。在虹桥正瀚所,接待我们的是3位男士,一位是分管行政的合伙人,两位分别是行政主管和行政秘书。在各地律师事务所里,男行政主管是非常少见的,原来这位行政主管是来自其他行业专门做人力资源管理出身的,合伙人希望他把公司里有效的行政管理方法、人力资源管理模式引入律师事务所,从而使律师事务所能迈向公司化管理道路。
  虹桥正瀚所是3家所合并成立的。他们采用管委会管理,由管理合伙人执行管理决策,所内注重团队合作,所内律师多数为工薪律师,这些律师年度要完成1600小时的工作任务,业务领域涉及诉讼和非诉讼。该所的行政部门连同行政主管共6个人,他们为事务所提供前台服务、办公用品领用、档案管理、奖惩制度的执行和利益冲突检索等行政和业务管理服务;提供招聘、录用、考核、办理执照等人力资源管理服务。
  在我们参观办公区时,首先看到的是一个指纹门禁系统,它设立在会客区和办公区之间,有效地保障了办公区的安全和安静,据行政主管介绍,这个设计就是在充分考虑事务所人员工作特性、事务所安全性,又比较人性化,而且兼顾便于管理的角度推出的,给事务所的行政管理和规范提供了简便之路。
  4.考察上海必智管理软件公司
  我们考察团的成员都知道,在北京很多事务所都选用必智管理软件作为主要的业务管理工具,到了上海,我们看到上海的很多事务所也用的是这家公司的软件,这家公司的客户遍布全国。应该公司的主要管理者邀请,我们到浦东软件园这家软件公司考察。在这家公司,我们本想多问问他们的新研发成果,多了解“必智律师事务所管理系统”升级后的V5.O版本的特点和不同,但却被该公司的主要技术人员围住,问考察团成员在使用过程中的意见和要求,因为平时我们都是在电话里交流,这次能坐到一起真是机会难得,甚至有的成员都到技术人员的工位上去探讨细节了。在短短的交流时间里,我们被一种真正尊崇为“客户就是上帝”的氛围感动着,必智公司20多个员工都没有下班,他们希望我们多提出使用者的看法和想法,他们认为,这样的客户需求调查是花钱也买不到的,我们更为必智公司的刘芬总经理所感动,就是她带领着她的团队度过了重重困难,多年来用他们对律师事务所的理解,对法律服务行业的诠释,制作了律师事务所的管理软件,从而在某种更深层的意义上对我国法律服务行业的变革起到了推动和促进作用。
  四、考察交流的收获和心得
  几天的考察交流,让我们看到了上海市律师协会的管理风格,学到了律师所的管理经验,也对我们美高梅正规网址成立的行政主管联谊会所做的成绩有了更大的自信。
  特别是在上海3家律师事务所的交流学习带给我们更多的思考空间:
  1.律师事务所规模无论大小,追求的是品牌化和规范化
  我们参观的3家所,大中小型都有,小所的人数可能不足大所人数的零头,但是无论在哪里,我们听到和看到的有翟建主任律师对品牌的信念,有陈运主管对锦天城律师事务所发展的信心,还有虹桥正瀚所的合伙人放弃了自己曾发展多年的律师所而进行合并的决心,他们追求的是律师事务所的品牌化。
  这3家所分别用不同的规范化控制事务所,在业务管理方面,业务的委托管理、文件的制作、卷宗的管理、结案的控制;在行政管理方面,管理制度的完善,包括考勤管理、办公室管理、用品领用管理、文件复印存档、人员的入职离职、执照的调入调出、劳动合同的签署、绩效考核的办法等方面,都体现出了规范所在。我们知道事务所越大,细节的事情越多,遇到的情况也都不一样:在业务方面,因人员流动而带来的业务风险转移,如果没有规范,就意味着进人就是增进风险,而大型律师事务所的行政主管对这些因人员出入带来的风险不但做好提示,还在办理手续时做好控制,尤其是对事务所因利益冲突的风险控制管理,锦天城所和虹桥正瀚所的行政主管都担当着利益冲突检索的重任,在规范化的管理中,风险被执行者有效地控制了。
  2.律师事务所业务无论多少,希望的是专业化和精品化
  作为业务的年度创收额,已经不再是行业的秘密。我们参观的3家所,年度创收从百万到千万到亿,在收入的背后是每家所的律师和管理者所付出的汗水和努力,而展现给客户的却是每家所的专业化,每个律师的职业化,在这个良好形象的构成里,既有律师的专业知识做后盾,又有行政辅助人员在文稿的角落、在客户来访的瞬间,电话接转等等工作的默默奉献,每个细节都体现了精品化的现身说法,代表了发展的美好希望。小所的精品化、大所的专业化和综合化都彰显了律师事务所在走着适合各自特点的发展之路。
  3.律师事务所行政管理无论粗细,做到的是规范化和人性化
  也许考察团的成员本身就是行政主管的缘故,所以对3家所的行政管理都有着浓厚的兴趣,问题也着实多。我们看到,大型律师事务所行政主管在事务所有很高的地位,非常受到事务所和合伙人的重视,行政主管和分管行政的合伙人都职责清晰,管理权限和汇报对象明确。这些行政主管的工作内容渗透到事务所运营的各个环节,他们甚至比事务所的合伙人更了解所的状态和需求,他们不但是事务所规范管理的建议者,还是制度的执行者。他们对行业的了解、对律师的理解,让他们明白,服务的好坏可以间接地影响客户对事务所和律师的信任,所以他们在背后用很多贴心贴情的关怀为律师服务,让律师感到事务所在用人性化的力量凝聚他们的心。如:行政主管知道律师不能经常在所工作,而所内各种活动和信息又非常多,所以行政部门就用管理软件通知、电子邮件通知、手机短信通知、公告栏公告等方式通知大家,让大家在第一时间掌握事务所的信息。行政主管们对规范、制度的理解和运用有很多时候已经不能代表他们本人的性格和风格,而体现的是整个律师事务所的风尚和文化,而这些潜在的内涵潜移默化地形成了事务所在业界的口碑构成。难怪从上海到北京,律师协会都对行政主管每年进行不同的培训,甚至打算设立行政主管上岗标准要求,培训内容包括:劳动合同法知识的培训、事务所行政管理交流研讨、司法局办事指南的培训等等。这些做法的目的就是提高行政主管的素质,从而使得事务所的管理规范化,提高行业竞争力。
  4.行政管理人员在律师所、在行业里发挥价值和作用的思考
  通过这次考察交流,我们了解到在上海的律师事务所里,无论是合伙人还是律师都非常重视行政管理人员,认为他们通过自己的工作展现给客户的是律师事务所的整体形象和风格,体现给事务所内部的人员的是事务所的文化和理念。让行政管理人员以主人翁的精神发挥自己的作用,不但表现了他们的价值,还增强了事务所的生命力,而这种生命力正是行业的发展所需要的。我国的律师事务所跟国际上那些百年大所相比正处于青年时期,行政管理的延续性可以减少事务所的内耗,可以为持续发展奠定根基,这些行政管理人员更需要进步和发展。
  在考察交流中,我们深切地感受到:京沪两地的行政管理人员对通过交流而获得提高,而得到理解,而畅谈心声,甚至是相互激励的迫切需要,因为这些几乎无法来自事务所内部。美高梅正规网址组织的行政主管联谊会带给了北京律师事务所行政主管互通有无的交流机会,让这些行政管理人员在行业内部相互学习,相互勉励,共同提高。现在,我们在美高梅的安排下,走出自己的圈子去体验兄弟省市的同行是如何发挥自己价值的,这种充分互动的方式为行政管理人员在律师所、在行业里做到价值最大化开辟了新天地,是非常值得延续和发扬光大的。
  后序
  在4天的考察交流中,我们被这3家所的行政主管羡慕着,因为只有北京美高梅安排行政主管去兄弟省市考察交流,对于我们的到来,他们和我们一样珍惜,因为我们都有着同样的工作感受,也有着同样的被认可的欣喜,更有着同样需要发展的思想。在上海,考察团成员都深切感受到了在经济高速发展的法制化社会里,作为法律行业的行政管理工作者,有着非常重要的责任和意义。我们要选用高水平的管理体系,针对各所的特点,在合伙人赋予我们的地位和职责上,吸收外部精华,全面武装自己,当好合伙人的优秀助手,扮好事务所的形象代言人。
  考察交流结束了,我们彼此约定再次相聚,我们更期待未来各地律师事务所行政主管共同在某地举办的“律师事务所行政主管高峰论坛会”上交流研讨,大家一起为我国律师事务所的行政管理进步和发展作出自己的努力和贡献。
  (周清执笔)
  

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