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分享律师事务所行政管理经验 2008年第5期  作者:周兴蓉 中同律师事务所

  进入北京市中同律师事务所已经4年了,陪伴中同律师事务所由十多位律师的小所发展成为今天近四十位律师的中型所。在律师事务所不断壮大的同时,对行政管理工作的要求也在不断提高。如何做一名称职而尽责的行政管理人员,是我的追求和一直思考、探索的问题。通过这4年的不断地学习,从点滴的工作中发现存在的问题,发现需要改进的地方,在工作中深刻认识到,只有靠制度去规范和约束,制度管理代替人、权的管理,才能防范律师执业的风险。下面谈一些个人看法,与大家探讨,希望可以查漏补缺,把工作做得更好。
  为了规范律师事务所的行政管理制度,梳理旧的规章制度,律师所分别从人员管理、业务管理和财务管理三方面制定了与之相关新的二十多个规章制度,并落实到管理执行上,要求管理执行者严格执行各项规章制度,使各项规章制度能够得到行之有效的发生作用。
  在人员管理上,律师所建立健全了人事管理制度。首先,严把进人关。对进所执业人员进行严格的审查,以提高所内人员的素质,招聘的方式由原来的要求其做什么,变为考核对方是否会主动做什么。其次,严审调离手续。调离的律师应当向事务所交回如下文件和物品:保管的业务案卷、尚未办结案件的有关材料和证据(委托人不同意移交的除外)、是否结清的财务凭证、现金及支票、负责保管律师事务所的其他材料和物品,以杜绝遗留问题产生。再次,与合伙人、提成律师、行政人员分别签订了合伙人协议、提成律师协议及聘用合同,并制定了人员调入调出的各种表格、规章制度。最后,建立所内业务学习培训机制,于每周五下午组织全体律师,对以下几方面进行培训:①讨论案例。规定办理重大案件、社会影响较大的案件必须组织所里这方面的专家律师开会讨论;讨论律师提交的疑难案件;②研讨新型业务或研究办案技巧;③学习法律法规、司法解释,每次由一位合伙律师主讲;④纪律教育,学习每一期《北京律师》上的惩戒通告;⑤对新入所的律师进行全面培训和测评,让每位律师在进所后都养成良好的执业习惯。
  在业务管理上,为杜绝律师事务所和律师执业风险的产生,制定了《关于统一收费收案办理有关法律手续的若干规定》,要求从收案、接案、收费、函件、归档五个环节加以控制:
  1.收案环节
  要求任何法律事务都必须以律师事务所的名义与委托人签订委托代理合同或委托代理协议。不得以承办律师本人的名义或其他名义与委托人签订合同或协议;律师助理及实习律师不得独立办案,不得单独接收案件同当事人讨论案件及收费;律师承办法律事务,除法律咨询、代书之外,都必须签订书面委托合同或协议。委托协议(合同)是开展法律服务的前提和基础,只有签署委托协议(合同)并交费后才能出具其他法律文书,这是最起码的前提和要求。
  律师事务所承办的所有法律事务,都必须在《律师事务所收结案登记表》中登记并履行北京市司法局及本律师事务所规定的审批手续进一步规范律师承办法律事务的手续。
  制定特殊规定。以下案件必须报事务所主任或合伙人会议批准同意方可办理:签订合同前报批案件:①风险代理案件;②免费代理案件;③合同约定退费案件;④低于最低标准收费案件。办案中报批案件:①降低收费案件;②二审免费案件。
  2.接案环节
  进行利益冲突的审查:承办律师在与当事人商讨代理事务阶段,必须将代理意向、对方当事人和委托人的基本情况以及有可能涉及的第三人的基本情况弄清,并与行政主管共同进行利益冲突的审查,在核实确认没有利益冲突的情况下,才能建立委托代理关系。
  行政主管对委托合同(协议)以及律师专用法律文书按案件性质统一编号登记使用保管,做到一案(事)一卷,一案一号,并设立符合本所条件和案卷内容的归档检索方式,便于律师及时查档。原则上不得将空白合同、有关法律手续、文书等交律师个人使用。
  行政主管在办理其他法律手续时应与委托合同(协议)内容认真核对,核对无误后认真对应填写法律手续,并编号登记,本所与当事人签订委托合同(协议)或顾问合同,统一使用“中同民、刑、颐字(200×)第×号”编目,具体序号按文件形成时间的先后顺序排列,某一案件需要多次发文的,其后续文件的编目,在原编目的第×号之后加分序号,禁止出具空白法律手续。
  承办律师不得收取委托人在委托合同约定之外的任何财物。
  3.收费环节
  委托人按照委托合同或协议支付的报酬和费用,由律师事务所派财务专人统一收取,并向委托人开具发票。律师个人不得代为收取律师费用(特殊情况下,律师个人代收费用时应向事务所主任报告并在收费后3日内上交事务所)。承办律师不得以个人名义向委托人收取费用,不得向委托人开具收据、收条,同时严格禁止交费前出具法律文书。
  在收费环节出现合同(协议)签订人与付款人不一致,委托人要求开具发票的单位与合同签订人或付款人不一致的情况。必须要求合同(协议)签订人与委托人写出共同的说明,说明款项的来源及责任的承担。
  涉及退费或部分退费情况。必须由律师和委托人签署相关协议,写明原由,报主任或合伙人批示方可办理相关手续。
  所开具的发票均需留存复印件。由付款人签署收到发票原件的声明并于案卷中存档。
  4.归档环节。
  律师承办业务形成的案卷材料应在结案后一个月内归档。业务档案管理员应指导律师(或助理)按有关规定程序整理、装订案卷,不符合要求的,档案管理员应退还立卷人,全部合格后,办理移交手续。办公室每月底清查核对结案情况,并核对收费到位情况。若没有收费到位,承办律师和办公室应及时向主任报告,研究解决方案。
  律师的业务档案由律师事务所统一保管,律师调离律师事务所不得将案卷带走。
  律师调离律师事务所时,尚未办结的业务,可由事务所、当事人、委托人三方签订终止委托协议,然后承办律师将未结案的案件带进新调入的律师事务所。凡以原律师事务所名义签订合同的,案卷复印件由原律师事务所保管,律师在结案后将案卷交回原律师事务所。
  财务管理方面,遵照国家法律法规的规定聘用专门的会计和出纳人员,分别管理财务章、公章和人名章。制定了严格的管理规定,由事务所统一收取服务费用、办案费用并进行登记,给委托人出具正规的票据,严禁律师个人持有或者管理发票,杜绝此程序中律师执业风险的产生。
  当然,制度的制订与执行只是行政工作的一部分,作为行政人员,还应该做到:①对平常的工作加以全面、客观、慎重的分析汇总,为合伙人作出决策提供切实可行的依据;②做好律师和合伙人之间的上传下达工作,起到桥梁作用;③协助合伙人协调律师事务所各种对内和对外关系的处理,确保有序运转;④完成事务所合伙人交办的其他工作。行政工作无大小,中小型所的行政主管既要做好行政工作,也要做好管理工作,凡事在合伙人之前想到、做到,才是一位称职的行政主管。
  总之,管理松散、没有制度约束或者制度得不到执行都极易产生执业风险。只有加强制度建设,以先进的理念为指导,以良好的机制来激励,以完善的体制来管理,以协调的团队来谋求发展,除加强律师业务的开拓,还必须提高行政人员的业务素质和自身综合素质的发展,才能适应律师事务所管理工作的需要。

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