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成功的管理是律师事务所发展壮大的保障——浅谈律师事务所的行政管理工作 2008年第4期  作者:王苏娅 东易律师事务所

  2003年一个偶然的机会,我跨进了律师事务所的大门,近5年来,秉承“服务至上、勤勉尽职、追求公正”的宗旨,在工作实践中逐渐了解和掌握了许多只有在这个特定群体才有的类型化的管理模式以及人性化的管理方法,尝试着从一名国家机关中层干部到一名律师事务所职业管理人的转变。下面就我从事的行政主管工作作一刍议。
  一、上岗前的定位要准
  在当代社会市场经济大潮的激荡下,中国的律师事务所在经营管理理念和管理机制等方面也在经历着种种探索、交叠、嬗变。鉴于在理念、历史背景、社会资源、经济基础、合伙人团队特质以及发展阶段等诸多因素方面存在着差异,各律师事务所不可能采取完全相同的管理模式,这也决定了选择行政主管时会有不同层次的需求。在选择律师事务所走上行政管理工作岗位之初,首先要对你准备服务的律师事务所的各种情况有一个基本了解。最重要的是要弄明白他们需要的是一个后勤服务人员,一个办公室行政人员,还是一个经验丰富的职业管理者?其次,要将岗位需求与自己的知识结构、工作能力和追求进行客观的比对与评估,知己知彼才能给自己一个很好的工作定位,才能达到双赢。
  二、对当前大多数律师事务所管理现状的看法
  目前国内的合伙制律师事务所多是松散组合型的。其特点是:合伙人共用律师事务所的名称、分担租金和相关费用;对所内律师常采取的是收管理费的挂靠模式,律师中以承担“摊位”费用、独立办案的“过客”居多;此类律师事务所虽然大多表面上看人数不少,但相互之间缺乏团队精神,难以形成稳定的人才优势和统一的资源优势,更谈不上实现律师所的规模效应,其关系更像是“个体户”的集合体。这类律师事务所,合伙人往往更注重的是个人的短期经济效益,为了减少自己对律师事务所的投入,自然不会投入更多人力、财力去加强管理队伍的建设,因此常由合伙人律师兼任行政管理工作,所制定的各项管理制度由于涉及个人的律师业务与经济利益,往往缺乏全面、客观和公正,随心所欲,从而导致各类矛盾层出不穷。这也是我国多数合伙制律师事务所始终处在不稳定状态的重要因素之一。
  随着改革开放的不断深入,“做大做强”已是各行各业经营管理者的共同追求。管理体制上的桎梏已被越来越多的律师事务所领导者认知。要想消除弊端,适应社会发展的需求,必须引进高层管理人员,真正实现执业者和管理者的专业化分工,提高律师事务所的整体管理水平,稳定律师队伍,保持竞争的优势已成为愈来愈多合伙人的共识。各司其职、依法治所、规范管理势在必行。
  三、东易律师事务所在管理方面的理念与实践
  我所在的东易律师事务所自成立以来,一直把积极建立科学、民主、团结、高效的管理架构,确保事务所健康稳定的发展作为办所指导思想,实施了“民主集中制”的管理模式。具体做法是,(1)在最高决策机构的合伙人会议下,组建由主任、财务执行合伙人、执业管理合伙人、行政主管组成的管理委员会作为本所的日常管理机构。(2)对每个合伙人的权利和义务都作了明确的分工。(3)为加强本所日常行政管理及内部协调工作,减轻合伙人负担,使他们腾出更多时间和精力作好本职工作,聘请行政主管全权处理律师事务所的一切行政事务。从落实合伙人会议决议、执行管委会的决定,到安排司法局或律师协会的有关事务,从检查、监督各项规章制度的落实、协调各行政部门、人员的工作关系、到处理律师所日常工作中出现的问题均由行政主管具体承担,并对全体合伙人负责。这种管理体制充分遵循“民主集中制”的组织原则,旨在消除执业律师兼任行政管理可能带来的种种弊端,避免合伙人之间“权责不清、纷争扯皮”的尴尬局面,以达到保证本所各项重大决策的公正、务实和高效地贯彻落实,为本所朝着健康稳定的目标发展的目的。
  在律师事务所大的管理框架下,依据合伙人会议提出的管理理念和管理模式,作为行政主管,我从人员管理、业务管理和财务管理三个部分入手,协助合伙人建立健全了一整套符合本所实际、切实可行的管理规章和制度,制定了各岗位责任制并进行了科学合理的内部分工,确保律师事务所各项工作有章可循。
  在律师队伍建设方面我们确定的原则是:立足专业分工与团队协作相结合,严把进人关。注重吸收高素质、高端业务领域的律师充实队伍,决不盲目扩大规模。要做到资源互补、利益共享,使律师队伍永远随着律师所业务的发展而成长壮大。另一方面完善了培训制度,对于从法律研究生队伍中选定的新人,依据其特点因人施教,进行培养,完成律师事务所人才建设全方位的公共积累,脚踏实地地实施品牌战略。
  在行政管理队伍建设方面,培育一支忠实可靠、认真负责、乐于奉献的办事队伍是我们的宗旨。为此,品德始终是我们选人和培养人的第一要求。一支诚实、勤奋、团结、高效的行政工作队伍是律师事务所正常运行的保障,也是律师事务所长期稳步发展的重要条件。
  目前,东易律师事务所具有自身特点的管理体制运行良好,继而保障了业务工作的蓬勃开展,使东易在“规模化、专业化、现代化”的发展道路上扎实迈进。
  四、作为律师事务所的行政主管应做到的三点
  作为律师事务所的行政主管是否称职将直接影响到事务所日常工作的正常运转,他(她)应做到三点:
  (一)对于合伙人,他(她)应是一个信得过的参谋和协调者
  律师事务所与其他行业不同,合伙的基础是“人和”而非“资合”,这一点只有具有相同理念、相同目标的人才能实现。然而,每一个走上合伙人地位的律师,都是一个十分自我的主体,有着不同的脾气秉性和做事方式,要想使这些不同的主体整合起来,并非一件容易的事,这也是许多律师事务所分分合合的主要原因之一。当合伙人之间出现矛盾或分歧时,行政主管首先要将自己的位置和心态摆正,从化解矛盾的目的出发,作耐心细致的说服劝导工作,使双方消除隔阂,逐步实现在各种具体事务的处理中相互理解、相互融合、携手共进。要做到这一点,必须具备良好的个人素质和协调处理各种矛盾的能力。
  合伙人在律师事务所管理工作上作出重大决策时,行政主管应根据平时掌握的情况,在全面、客观、慎重地分析研究的基础上为合伙人作出决策提供有价值的建议,或是直接提出一个或几个具有可操作性的方案。
  (二)对于律师,他(她)应是和谐工作环境的创造者
  为律师所求得优秀的人才,使现有的人力资源调配更优化,让每一个人发挥出最佳的工作水平,并为在律师所工作的人员创造更加良好的办公环境及人文环境,是作为一名行政主管的重要任务。人才是律师事务所最宝贵的财富,一个优秀律师事务所的组成,是优秀人才的组合,因此律师事务所要有完善的、富有竞争力的人力资源开发与管理策略,才能引进并留住人才。在“以人为本”的管理理念指引下,首先,要建立合理的分配机制,最大限度地保护律师的经济利益;其次,在为律师提供满意的行政服务的同时,更要注重创造一个良好和谐的文化氛围,让每一个律师在这个环境中能够交流、沟通,相互激励和获得帮助,使他们潜在的创造力得以充分发挥,使律师事务所更加具有凝聚力。这些正是一名行政主管要比其他合伙人花费更多精力所需完成的事情。
  (三)对各行政岗位,他(她)应是称职的领导者
  常言道:“打铁还要自身硬”。一名称职的行政主管应是下属工作、学习、思想、言行等诸方面的楷模。
  1.在工作中,行政主管要以身作则,始终秉持充分发挥行政员工团队合作精神,要求别人做到的自己首先要做到,要勇于承担责任,及时发现和纠正行政管理工作中出现的问题。
  2.作为行政主管,应树立“变用人干工作的观念为用工作培养人”的观念,为各行政岗位的员工设计出不断成长的职业生涯蓝图,给优秀的管理人才留足发展的空间,‘使他们发自内心地热爱自己的工作,愿意将自己的发展与事务所的发展紧密相连。
  3.带领全体行政人员一起系统地学习必要的法律知识和律师实务。因为行政人员要参与各项管理制度的实施,而这些规章制度在一定程度上会和律师业务产生联系,能够运用自己所学的知识解决工作中的问题,既可以提高自己的水平,又可以提高办公效率,事半功倍。除此之外,行政主管还应该掌握财务知识、劳动人事管理等方面的知识,这样才能更好地履行职责,有效地指导各行政部门和员工解决日常工作中出现的问题,促进行政管理工作良好运转。
  中国律师要在未来的国内外竞争中获得成功,关键取决于一个真正具有领导能力的律师事务所管理人阶层。管理是一门艺术,也是律师事务所生存与强大的保障。它的使命是通过优化已有的全部资源来达成律师事务所发展的既定目标。
  我们今天争取“优秀行政主管”这份殊荣的意义,绝不仅仅是为了肯定自己,而是要把这个岗位给我们的荣誉带给每一个在行政岗位上默默奉献、而还没有真正走上职业管理人岗位的人们。让他们为今天自己正在从事的职业骄傲,为他们的成长进步勾勒人生进取的目标;使更多的高水平、高素质人才充实到我们这个队伍中来,把这份工作当作自己毕生的事业去追求、去开拓,以我们整个行政队伍素质的提高带动律师行业管理水平的进步,为我国律师业规模效益发展奠定坚实的基础。

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